Личный помощник руководителя

Мы ищем инициативного и ответственного помощника, который поможет руководителю в организации работы и обеспечении эффективного функционирования компании.

Направление деятельности: аренда помещений, поэтому опыт работы в этой сфере приветствуется.

Обязанности:

​​* Организация рабочего процесса руководителя: планирование встреч, составление расписания, подготовка документов.

* Участие в автоматизации всех внутренних рабочих процессов и улучшение коммуникаций между Арендаторами и Арендодателем.

* Взаимодействие с арендаторами, партнерами и сотрудниками компании: обработка телефонных звонков, прием и отправка корреспонденции, организация деловых встреч.

* Ведение документооборота: составление и обработка документов, контроль за исполнением поручений.

* Постоянная работа с программистами над отладкой и созданием внешних форм (отчетов) в 1С, например, вывод таблиц по всем объектам недвижимости, начисленные и оплаченные депозиты, уникальная форма договора и его приложений.

* Ведение электронного архива документов на Яндекс диске.

* Анализ информации, подготовка презентаций и отчетов.

* Создание и ведение разноформатных электронных баз данных в excel формате и работа с яндекс документами. Например, база списки сотрудников с контактными данными и днями рождениями; база арендаторов с контактными данными, наличием тех или иных документов, контактными лицами на производствах, данными бухгалтерии и т.д.).

* Создание и ведение бумажных архивов всех документов, а также работа по их оцифровке: Учредительные документы, договора, акты , и т. д.

* Помощь сотрудникам компании в любых рабочих моментах, например, редактирование документов, фотографий в фотошопе, создание новых форм заявлений, и т.д

* Сбор, анализ и подготовка отчетов по документам.

* Организация рассылок арендаторам по средствам электронной почты, мессенджеров и 1С.

* Работа с Почтой России.

* Работа в Bitrix.

* Обеспечение жизнедеятельности офиса (Комус, покупка оборудования или техники), в том числе организация корпоративных праздников.

* Выполнение других поручений руководителя.

* Работа по завершению сотрудничества с ВБ.

* Заказывать в Ozon от юридического лица.

Требования:

* Опыт работы помощником руководителя от 1 года.

* Опыт работы с 1С: Предприятие.

* Отличные навыки работы с компьютером (MS Office, Google Docs, Яндекс диск, Adobe Photoshop) и офисной техникой (принтер, шредер, сканер, и т.д.).

* Уметь работать с CRM системами, например, Asana, Bitrix, Кайтен.

* Организованность, ответственность, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности.

* Знание делового этикета и переписки.

* Коммуникабельность, стрессоустойчивость, дипломатичность.

* Грамотная устная и письменная речь.

* Желание учиться и развиваться.

Здорово, если вы дополнительно умеете:

* Найти любую информацию самостоятельно и разобраться с задачей.

* Не боитесь задавать глупые вопросы, если чего-то не понимаете.

* Ладить с разными по характеру людьми.

* Можете сформировать акты, счета, реестры документов в 1С.

* Самостоятельно изменить отчет в конфигураторе 1С.

* Умеете через гугл импортировать таблицы контактов на телефон.

Мы предлагаем:

* Интересную работу и профессиональный рост.

* Достойную заработную плату.

* График 5/2 с 9.00 до 18.00

* Официальное трудоустройство.

* Лояльное руководство

* Комфортные условия работы.